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Neues Mobilitäts-Tool für Veranstaltungsplaner

23.05.2013

German Transfer bietet ab sofort ein neues Mobilitäts-Tool für Event-Agenturen und Veranstalter von Meetings, Incentives, Kongressen und Events (MICE). Das webbasierte MICE-Buchungsportal kann über variable Steuerungsmodule verschiedene Komponenten für die Organisation von Transferdienstleistungen bei Events für eine unbegrenzte Teilnehmerzahl auf einer Plattform abbilden.


So können Fahrten für Veranstaltungs-Teilnehmer in Pkws, Limousinen, Vans oder Bussen zwischen Hotel, Eventlocation, Bahnhof, Flughafen oder anderen Zielen mit nur wenigen Klicks gebucht, koordiniert und abgerechnet werden.

Im Buchungssystem von German Transfer können Transferpreise, Fahrtstrecken und Fahrzeugkategorien für eine bis sieben Personen ebenso platziert werden wie Großvolumenanfragen mit Reisebussen für acht bis 50 Personen. Zusätzliche Optimierungsmöglichkeiten bei der Transferplanung bietet die Funktion des Mobilitätspools. Werden von unterschiedlichen Event-Teilnehmern Transferfahrten mit den gleichen Koordinaten angefragt, bündelt das System automatisch die Passagieraufnahme auf dieser Strecke und nimmt eine automatisierte Fahrtkostenverteilung für die beförderten Personen vor. Durch die Online-Bündelung von Transferfahrten und damit dem reduzierten Fahrzeugeinsatz werden CO2-Emissionsreduktion und Kostenoptimierung erzielt. Die Bezahlung erfolgt bargeldlos über die persönliche Kreditkarte des Teilnehmers oder über eine Lodge-Karte des Event-Veranstalters mit Kostenstellenzuführung.

Zur Implementierung des Mobilitäts-Tools werden zunächst die spezifischen Transferanforderungen des Events wie Veranstaltungsdetails, Uhrzeiten, Logistikdaten, Fahrstrecken, freigegebenen Fahrzeugklassen, Preislimits und Zahlungsoptionen erfasst. Anhand dieser Parameter wird eine dedizierte Buchungsplattform für den Event-Veranstalter erstellt. Mit einem Teilnehmerlink buchen die Eingeladenen online ihre Transfers innerhalb der gesetzten Rahmenbedingungen. Dabei ermöglicht der nutzerdefinierte Teilnehmer-Account individuelle Buchungen, Änderungen und Stornierungen.

Transferfahrten, die auf Kosten des Veranstalters gebucht werden, erfordern zwecks Kostenkontrolle eine Online-Freigabe vom Veranstaltungskoordinator, bevor die Fahrten den Transferdienstleistern übermittelt werden. Der Reisende erhält eine Buchungsbestätigung mit allen Transferdetails per E-Mail. Alle über das Event-Portal gebuchten Transferfahrten können in den Veranstalter-Account exportiert, online kontrolliert und in das Event-Management-Tool eingespeist werden.

Die webbasierte Buchung erzielt Zeitersparnis für den Veranstalter, vereinfacht die Buchung für den Event-Teilnehmer, verhindert Fehlerquellen, senkt Prozesskosten und erfüllt Nachhaltigkeitskriterien bei gleichzeitiger Steuerung und Kontrolle der Transferkosten. So bringt das neue MICE-Buchungsportal mit integrierten Pre- und Post-Prozessen Transparenz bei der Planung, Preisverhandlung, Kostenkalkulation, Abwicklung, Kontrolle, Bezahlprozess, Rechnungsabwicklung und Reporting für das Veranstaltungsmanagement in punkto Event-Transfers.

Weitere Informationen sind abrufbar unter

URL: www.german-transfer.de