Tagung planen ohne Stress: Die wichtigsten Fragen

Eine Tagung zu organisieren bringt einige Fragen mit sich: Wie groß muss der Raum sein? Welche Technik wird benötigt? Und was ist mit Übernachtung und Verpflegung?
Im DEKRA Congresshotel Wart lassen sich viele dieser Fragen direkt an einem Ort klären. Von flexibel gestaltbaren Veranstaltungsräumen und moderner Technik über Verpflegung bis hin zur Übernachtung – alles ist auf kurze Wege und eine unkomplizierte Planung ausgelegt.
Wer die wichtigsten Punkte früh klärt, kann am Veranstaltungstag entspannter planen und sich auf das Wesentliche konzentrieren

Wie viele Personen nehmen teil?
Die Teilnehmerzahl ist die Grundlage für die weitere Planung. Entscheidend ist dabei nicht nur die Größe des Raumes, sondern auch die gewünschte Atmosphäre und Bestuhlung.
Mit 20 flexibel gestaltbaren Veranstaltungsräumen bietet das DEKRA Congresshotel Wart als Tagungshotel im Schwarzwald passende Möglichkeiten für unterschiedliche Gruppengrößen – vom kleinen Meeting bis zur großen Veranstaltung mit bis zu 950 Personen.

Welches Format ist geplant?
Workshop, Seminar, Tagung oder Kongress? Je nach Veranstaltungsformat ändern sich die Anforderungen an Raum, Technik und Ablauf.
Moderne Veranstaltungstechnik und flexibel nutzbare Räume schaffen die Grundlage dafür, dass sich der Veranstaltungsort an das Format anpassen lässt und nicht umgekehrt.

Wird eine Übernachtung benötigt?
Bei mehrtägigen Veranstaltungen lohnt es sich, Unterkunft und Veranstaltungsort direkt zusammenzudenken. Im DEKRA Congresshotel Wart befinden sich Tagungsräume und Hotelzimmer an einem Ort. Mit 124 Zimmern können auch größere Gruppen direkt vor Ort übernachten.
Auch die Verpflegung lässt sich unkompliziert in den Veranstaltungstag integrieren – vom Frühstück über Kaffeepausen bis zum Abendessen.

Wie viel Raum braucht der Tagungsablauf?
Ein guter Veranstaltungstag besteht nicht nur aus Vorträgen und Meetings. Pausen, Gespräche und ein kurzer Tapetenwechsel gehören genauso dazu.
Die Lage im Schwarzwald bietet dafür zusätzliche Möglichkeiten: kurz raus ins Grüne, ein Spaziergang zwischen zwei Programmpunkten oder einfach ein Moment abseits des Tagungsraums.

Was muss am Veranstaltungstag reibungslos funktionieren?
Je mehr Leistungen an einem Ort gebündelt sind, desto weniger Schnittstellen müssen organisiert werden. Räume, Technik, Verpflegung und Übernachtung lassen sich hier miteinander verbinden und das Veranstaltungsteam hat einen zentralen Ansprechpartner.

Gute Planung beginnt also nicht erst am Veranstaltungstag. Sie beginnt mit den richtigen Fragen bei der Buchung.
Und wenn diese geklärt sind, bleibt mehr Zeit für das, worauf es bei einer guten Tagung wirklich ankommt: Inhalte, Austausch und gute Gespräche.