Moderne Tagungsraumkonzepte: Bewegung erwünscht – Offsites für agile Teams

Der englische Lehnbegriff „offsite“ war zuerst im Unternehmensdeutsch populär, bevor er auch anderswo Eingang in den Wortschatz fand. „Als Firmenkunden uns erstmals schrieben, dass sie gerne offsite gehen möchten, haben wir zuerst noch überlegt: Was meinen die?“, erzählt Nicole Kobjoll, Geschäftsführerin des aus zwei fränkischen Bauernhöfen hervorgegangenen Hotel Schindlerhof nahe Nürnberg. „Wir mussten uns selbst erst näher damit befassen.“ Da entsprechende Kundenanfragen sich mehrten, erfuhr man, dass viele Firmen zwar eigene gute Tagungsräume haben, es dort aber auch Begleitumstände gibt, die von der nötigen Konzentration ablenken. „Deshalb wollen sie an einen Ort, wo sie überhaupt nicht abgelenkt werden, um ihre Kreativität anders auf die Strecke zu bringen, als im eigenen Haus“, hebt Kobjoll hervor. „Wenn Führungskräfte heute bewusst offsite gehen, dann erwarten sie einen wahren Kraftort, wo Inspiration und Produktivität gleichermaßen gefördert werden. Wir haben deshalb unseren bisher schönsten Tagungsraum im Kreativzentrum komplett neu erfunden.“ Ein besonderes Augenmerk hierbei galt dem Aspekt, ein junges Publikum anzusprechen: „Die Tagungswelt verändert sich, es kommen immer mehr junge, digitalaffine Tagungsgäste, die gerne agile Methoden nutzen. Sie verstehen Meetings nicht als starre Veranstaltungen, sondern als bewegliche, situative Begegnungsräume“, so die Hotelchefin des 90-Zimmer-Anwesens. Auf solcherart Ansprüchen aufbauend, wurde für die Tagungsraum-Neugestaltung ein umfassendes Konzept mit der richtungsweisenden Bezeichnung „Fluides Tagen“ entworfen.

Für die Projektplanung nahm man sich in Zusammenarbeit mit einem international tätigen Designbüro viel Zeit für einen intensiven Prozess, an dessen Ende eine raumpsychologisch durchdachte Workshop-Sphäre mit verschiedenen Zonen für Brainstormings, Fokusarbeit und lebendige Diskussionen entstand – das Ganze trägt den Namen „offsite sky“ und ist auf zwei Etagen verteilt, die durch eine Wendeltreppe vereint sind. Die Fertigstellung war im September 2025. Im unteren Areal stehen 80 m² Meetingfläche zur Verfügung, innerhalb derer ein vorderer und ein rückwärtiger Bereich mit je eigener Gestaltung unterscheidbar sind. Beide stehen zueinander in einer Raumbeziehung, die einem unbewussten Bedürfnis nach Sicherheit und Orientierung Rechnung trägt. Die verantwortliche Innenarchitektin Birgit Nicolay erklärt dies so: „Menschen fühlen sich besonders wohl, wenn sie eine geschützte Position im Raum einnehmen können, etwa mit einer festen Wand im Rücken, die frei von Fenstern ist, und einem klaren Blick nach vorn – sie sind damit in einer Beobachterposition.“ Entsprechend diesem Credo erzeugt der hintere Raumteil des offsite sky Geborgenheit: Die Rückwand ist mittels hervorgehobener Sitzstufen sowie dunklerer Farbgebung und einer niedrigeren Decke annähernd wie eine Höhle akzentuiert. Von dort aus wird die Aufmerksamkeit auf das gerichtet, was im durch eine klarere Formensprache gekennzeichneten vorderen Raumteil stattfindet. Eine sanfte Bodenwelle trennt beide Areale subtil, sodass die Übergänge fließend sind. Am Farbkonzept des erneuerten Raumes wurde lange getüftelt. Angestrebt war eine beruhigende, monochrome Farbgestaltung. Nachdem viele Farbmischungen ausprobiert waren, fiel die Entscheidung für den hinteren Raumbereich auf ein gedämpftes Blau mit Grün und Grauanteilen, das sich über Wände und Decken, den Boden sowie die Stufen und die Wendeltreppe erstreckt.

Im vorderen und seitlichen Raumbereich kam eine besondere Lösung zum Zuge: Auf sämtliche Wandflächen wurde eine spezielle Whiteboard-Farbe aufgetragen, welche die Oberflächen beschreibbar, wieder abwischbar und erneut beschreibbar macht. Alle weißen Raumwände außer den Dachschrägen fungieren somit als Whiteboard-Fläche, so dass Teilnehmer überall eingeladen sind, ihre Ideen spontan aufzuschreiben oder aufzumalen. Auf diese Weise wird der Raum unmittelbar in Kommunikationsprozesse einbezogen, er wird quasi selbst zum Workshop- Tool, in dem kreative Prozesse sichtbar gemacht werden. Dadurch, dass hinter der Whiteboard-Farbe eine Magnettapete angebracht ist, sind die Wände außerdem wie Pinnwände zu nutzen. Auch sonst folgt die Einrichtung dem Gedanken von Bewegung und Anpassungsfähigkeit. Es herrscht Modularität: Sitzmöbel und Arbeitstische lassen sich flexibel verschieben und kreativ kombinieren. Durch die Trapezform sind die Tische variabel zusammenstellbar, ob zu Kreisen, zu Dreiergruppen oder zu klassischen Aufstellungen wie U-Form, parlamentarisch und Kino. Sie sind in Leichtbauweise erstellt sowie stapelbar, was bei Bedarf schnell eine freie Fläche im Raum schafft. Im Markt gibt es diese Tische nicht zu kaufen, sie wurden von der Innenarchitektin eigens entworfen und in der Schreinerwerkstatt hergestellt. Dazu erlaubt eine breite Palette an Sitzgelegenheiten, beliebig die Positionen zu wechseln. Es gibt Hocker und Stoffwürfel oder die Möglichkeit, auf Stufen wie in einer ansteigenden Arena zu sitzen. Darüber hinaus sind elegant-ergonomische Wilkhahn-Freischwinger vorhanden – sie sind an den Kufen mit Stuhlgleitern versehen, was sie leicht beweglich macht. Im Ganzen bleibt es Teilnehmern überlassen, während der Veranstaltung zu sitzen, zu stehen oder ein „Walking Meeting“ einzulegen, beispielsweise zu den beidseitig angeschlossenen Balkon-Terrassen, um frische Luft als Ideengeber zu nutzen.

Wer mag, kann auch völlig die Perspektive wechseln und eine Etage nach oben gehen auf den „sky walk“: Dort sind zwei gemütliche Bereiche mit Polstermöbeln für den zwischenzeitlichen Rückzug reserviert. Verbunden sind beide durch eine Brücke mit Glasgeländer, von wo aus Durchblick auf das sieben Meter tiefer gelegene Geschehen im Hauptraum besteht. Im Hauptraum bildet noch der Fußboden ein Thema für sich: Im hinteren Teil ist eine fugenlose Oberfläche aus natürlichen mineralischen Bestandteilen aufgetragen, die ästhetisch mit einer betonähnlichen Optik anspricht. Im vorderen Raumteil ist echtes Eichenparkett verlegt. „Gerade der Holzboden hat eine angenehme Raumwirkung – bei der räumlichen Ausbalancierung spielt er eine wichtige Rolle“, hält Nicole Kobjoll fest. Zur technischen Nutzung stehen unter anderem zwei LED-Bildschirme (ein kleiner, der Teil eines Technikschranks ist, und ein großer 98-Zoll-Präsentationsscreen) sowie ein komplettes Videokonferenzsystem für hybride Zuschaltungen zur Verfügung. Auf den Stufen sind Laptop-Anschlüsse und Ladestationen zu finden. Nicht zuletzt ist die anspruchsvolle Lichttechnik bemerkenswert: Neben der Grundausleuchtung, die aus blendfreien LED-Lichtschienen besteht, kommen stilvolle Hängeleuchten und Deckenstrahler zum Einsatz, wobei letztere sich mit Gelenkarmen in alle Richtungen bewegen lassen. Und dann wäre da noch die Möglichkeit, einen Szenenwechsel herbeizuführen, indem sich die Dachschrägen farbig illuminieren lassen, wodurch bei passender Gelegenheit ein stimmungsvoller Effekt entsteht. Je nach Vorhaben ist der neue Raum für bis zu 30 Personen gut nutzbar, bei einer Kinobestuhlung sind es inklusive Nutzung des Podestes sogar maximal 66 Personen.

Draußen besteht auf dem Hotelgrundstück die Gelegenheit, Spaziergänge einzubeziehen: Auf dem aus zwei fränkischen Bauernhöfen hervorgegangenen Schindlerhof entstand unter anderem ein meditativ-japanisches Gartenerlebnis mit Koi-Teich. Daran anknüpfend gibt es auch ein bewährtes Rahmenprogramm: Intuitives Bogenschießen auf bewegliche Ziele. Abends gibt es im Restaurant „unvergESSlich“ ein in Handarbeit und konsequent ohne Convenience-Produkte angerichtetes Speisevergnügen, das regionale Traditionen und internationale Aromen verbindet. Obwohl der offsite sky noch nicht lange in Betrieb ist, lässt sich das Feedback der Kunden sehr ermutigend an: „Viele sind begeistert und wollen ihre Firmentagungen bei uns durchführen“, freut sich Nicole Kobjoll. „Die gute Resonanz bestärkt uns deshalb, einen weiteren Raum mit ähnlicher Konzeption einzurichten. Dieser soll „offsite earth“ heißen und insgesamt erdfarbiger erscheinen. Wenn alles gut geht, wird er Ende 2026 fertig.“

Im Nordhessischen Frankenau-Ellershausen vermittelt nicht nur das Landhaus Bärenmühle selbst, sondern auch dessen weiteres Umfeld das Gefühl, offsite zu sein: Eingebettet in eine alte Kulturlandschaft aus Wäldern, Wiesen und Mühlen, findet die als Kulturdenkmal ausgewiesene Hotelanlage mit 23 Gästezimmern schon seit längerem einen Verwendungszweck als „Company Retreat“, wenn auch im kleineren Rahmen. Die umgebene Natur und die Ruhe werden hier zum Komplizen von Tagungsgästen, die sich arbeitsmäßig gründlich ausklinken wollen – in gewisser Weise war die Bärenmühle, die nur durch eine schmale Stichstraße erreichbar ist, schon „offsite“, noch bevor daraus ein Trendbegriff wurde. Dennoch treffen sich hier Meetinggäste aus dem ganzen Bundesgebiet, was durch die deutschlandzentrale Lage des Hotels begünstigt wird. Obwohl vor Ort ein bisschen das Ende der Welt zu sein scheint, zogen auch hier die Wandlungen im Tagungsmarkt nicht unbemerkt vorüber. „Unsere alten Tagungsräume sind mit der Zeit zu klein geworden. Die Nutzung hat sich geändert“, stellt Hotelinhaberin Christiane Kohl fest. „Viele Kunden möchten heutzutage mehr Platz zum Tagen. Und damit verbunden suchen sie keine sachlichen Räume, die vergleichsweise leer wirken, sondern solche, die ein Lebensgefühl entwickeln. Deshalb haben wir den Bedarf gesehen, einen schönen und großen Saal zu bauen.“ Konkret machte man sich daran, das ehemalige Scheunenhaus durch einen kompletten Neubau zu erweitern. Dabei entstanden sechs zusätzliche Gästezimmer im Obergeschoss sowie ein völlig neuer, moderner Tagungsraum zu ebener Erde – lichtdurchflutet, hochwertig ausgestattet und zugleich mit historischen Elementen versehen.

Bei der Suche nach einer passenden Raumidee erwies sich die Hotel-Nachbarschaft als inspirierend: Drei Dörfer weiter lag nämlich im 18. Jahrhundert das Zuhause der berühmten hessischen Malerfamilie Tischbein. Deren berühmtester Spross war Johann Heinrich Wilhelm Tischbein und dessen bekanntestes Bild ist das Porträt von „Goethe in der Campagna“. So fiel der Entschluss, genau dieses Bild als ein zentrales Gestaltungsmotiv zu verwenden. „Für uns ist es genau das Richtige, um sich unseren Tagungsgästen zu präsentieren“, ist sich Christiane Kohl sicher, „es ist ein Stück Weltkultur aus der Heimat. Wir zeigen damit, was uns ausmacht: Weltläufigkeit und zugleich regionale Identität, frei nachunserem Credo: Wir leben hinterm Wald, aber nicht hinterm Mond.“ Der in zwei Einheiten unterteilbare neue Raum mit einer Gesamtgröße von 125 m² erhielt demgemäß den Namen Sala Goethe-Tischbein. Für die Umsetzung dieses Themas bot es sich an, ein jüngst zu Präsentationszwecken erworbenes interaktives Touchscreen-Display zu nutzen. Nachdem es eingeschaltet ist, erscheint zuerst „Goethe in der Campagna“ und lenkt als unübersehbarer Hingucker, der eine Geschichte erzählt, das Interesse auf sich. Damit die Darstellung den Eindruck eines „richtigen“ Bildes entfaltet, wurde ein zum Display passender Goldrahmen maßgeschreinert – dieser ist dreidimensional gebaut, so dass Kabelwerk darin verborgen bleibt. Im Übrigen ist das großformatige Display (86 Zoll) der Marke „Clevertouch“ mit Finger oder Stift beschreibbar und für Videokonferenzen geeignet. Für stabile Online-Verbindungen hat sich das Tagungshotel mit hohen Investitionskosten selbst eine Glasfaserleitung angeschafft.

Kapazitätsmäßig bietet der im Frühjahr 2025 fertiggestellte Raum für Offsite-Meetings eine gute Wirkungsfläche für 10 bis 25 Personen. „Atmosphärisch kam es uns darauf an, eine ansprechende Mischung aus „Cosy & Business“-Elementen zu erreichen, in der vielfältige mobile Nutzungsmöglichkeiten bestehen“, erläutert Christiane Kohl. Ein gutes Beispiel dafür sind die gewählten Tische: Mit Eichendekor-Oberflächen sorgen sie für einen warmen Look, zugleich sind sie mit Rollen versehen, was ein rasches Umstellen zu verschiedenen Anordnungen erlaubt. Bei der Bestuhlung war es für das Hotel quasi „Ehrensache“, sich für ein Modell der ebenfalls in Nordhessen ansässigen Firma Thonet zu entscheiden. Zum Einsatz kommen zeitlose Bauhausklassiker in Gestalt von Freischwingern mit Armlehnen. „Das Design der Stühle gibt dem Raum Stil“, betont Kohl. Ganz wesentlich zur Raumanmutung tragen noch weitere „Cosy“-Facetten bei: So gibt es einen echten Kamin, dessen Flammen einen schönen Blickfang darstellen. Gleich daneben stehen ein rotes „Loriot-Sofa“ und ein durchsichtiger Behälter mit Holzscheiten. Zusammen mit historisierenden Stühlen lässt sich hier eine kleine gemütliche „Biedermeier-Ecke“ arrangieren, die für Pausenzwecke oder auch für Kleingruppenarbeit geeignet ist. Kamin und Sofa befinden sich beide an einer über fünfhundertjährigen Bruchsteinwand, die viel Charakter in den Raum einbringt – es handelt sich um die Original-Außenwand des historischen Gebäudes, an die der neuentstandene Anbau anschließt. In Sachen Beleuchtung sind Lichtschienen und Spots vorhanden, an der Decke kommt ein dekorativer Kronleuchter hinzu, der den Raum insbesondere bei Abendveranstaltungen stimmungsvoll erhellt.

Erwähnenswert ist, dass die Klimatisierung durch eine Wärmepumpe betrieben wird, die ihren Strom aus einer Photovoltaikanlage auf dem Dach bezieht; für Wärme sorgt eine Fußbodenheizung. Aus den bodentiefen Fenstern schaut man in den kopfsteingepflasterten Innenhof des geschichtsträchtigen Mühlenensembles, das insgesamt aus fünf Gebäuden besteht. Über eine angeschlossene Terrasse geht es, wenn man so will, in „erweiterte Outdoor-Tagungsräume“: Hierzu gehören eine idyllische Teichwiese mit Workshop-Ausstattung sowie Niedrigseil-Komponenten im hoteleigenen Waldstück. Vor allem die Möglichkeit, die Bärenmühle mit einer Gruppe ganz allein nutzen zu können, ohne anderen Gästen zu begegnen, macht viel vom hiesigen Charme aus. Nach getaner Arbeit lockt ein gemeinsamer Kaminabend in der „Kachelofenhalle“ oder ein Miteinander im zum Biergarten umgewandelten Innenhof. Immer dabei: Feine, französischbeeinflusste Kulinarik – sie gehört zum Aufenthalt einfach dazu, seit vor Jahrhunderten eine Müllerstochter sich einen Hugenotten zum Ehemann nahm. Natürlich kann man auch viel in der umgebenen Natur anstellen, beispielsweise mit dem „Waldbademeister“ auf Achtsamkeitstour gehen. Aus Sicht von Christiane Kohl hat sich die Neugestaltung des Tagungsraumes rundum vorteilhaft ausgewirkt: „Unsere Stammgäste sind sehr angetan. Sie nutzen den Raum, wie wir ihn konzipiert haben, und genießen es noch mehr, ganz unter sich zu sein und dabei eine schöne Zeit mit unserer persönlichen Betreuung zu verbringen.“

Der Artikel ist erstmals erschienen in MICE Start Ausgabe Januar 2026.