Die Kategorien

Seminar

Eine zeitlich begrenzte Veranstaltung von bis zu 20 Teilnehmern, in der selbstständiges Arbeiten erlernt wird, eigenständige Diskussionsbeiträge eingebracht, Wissen vertieft oder Fertigkeiten erweitert werden. Auf diese Lernform spezialisierte Hotels verfügen über einen Veranstaltungsbereich, der vom übrigen Hotel- und Gastronomiebetrieb weitgehend separiert ist. Die Seminarräume haben Tageslicht, lerngerechte Medien und Hilfsmittel sowie eine ergonomische Ausstattung (Möblierung). Die Räume laden ein zur interaktiven Arbeit und haben daher genügend Möglichkeiten zur Bewegungsfreiheit für Teilnehmer und Trainer (Aktionszone). Es sind entsprechende Gruppenarbeitsräume vorhanden, gleichfalls ein Pausenbereich mit genügend Fläche für die Kommunikation der Teilnehmer.

Konferenz

Eine Zusammenkunft zur Beratung eines bestimmten Themas, Erörterung eines Problems geschäftlicher Art oder Umsetzung konkreter Lösungen, an der in der Regel mehr als zwei und weniger als 120 Personen teilnehmen, die aktive Beiträge zur Erreichung einer festgelegten Themenvorgabe einbringen (Abweichungen sind möglich). Eine Konferenz tritt in festgelegten Zeitabständen über einen längeren Zeitraum zusammen und kann durchaus auch institutionalisierenden Charakter haben, z.B. im sozialen und politischen Bereich. Es müssen moderne Vortrags- und Präsentationsmedien vorhanden sein, die der Größenordnung der Veranstaltung gerecht werden und eine Optimierung der Inhalte erlauben. Eine Mikrofon-Anlage ist hier unumgänglich, auch der Einsatz von ein- oder mehrsprachiger Kommunikationstechnik muss möglich sein. Konferenzen haben ggfs. besondere Sicherheitsbedürfnisse, denen das Hotel Rechnung zu tragen hat.

Klausur

Hier treffen sich Spezialisten/Experten mit gemeinsamen Erfahrungen/Kenntnissen, die vertieft oder verknüpft werden sollen.Eine Klausur ist immer eine nicht-öffentliche Tagung. Bekannt ist vor allem die Problemlösungs-Klausur, die bei max. 16 Teilnehmern drei Tage (oder mehr) dauern kann. Voraussetzung ist ein möglichst ablenkungsfreies Umfeld ohne störende Einflüsse von außen. Eine Kollision mit anderen Tagungsgruppen oder Hotelgästen ist tunlichst zu vermeiden. Die Arbeitsform Klausur verlangt eine gewisse Exklusivität, die besonders bei kleineren oder kleinen, aber auch abgelegenen Hotels gegeben ist.

Kongress

Ein Treffen von wenigstens 100 bis zu mehreren tausend Teilnehmern zur öffentlichen Vorstellung von Erkenntnissen und Aufgaben, Ideen und Lösungen zu übergreifenden Themen und Problemen von 1 – 3 Tagen. Bevorzugte Versammlungsform von Parteien, Verbänden und Organisationen sowie wissenschaftlichen Einrichtungen. Ein Kongress beinhaltet eine Vielzahl parallel laufender Veranstaltungen (Seminare, Arbeitskreise, Workshops,Sitzungen, Poster Sessions u.a.m.), deren Ergebnisse im Plenum zusammengefasst vorgestellt werden. Erforderlich sind: Ausstellungsflächen (mit ebenerdiger Zufahrt!), multifunktionale Räume, inszenierungs-taugliche Bühnen-, Licht- und Tontechnik, Anlagen für Großbild-, Film- und Diaprojektion, ggfs. Dolmetschereinrichtungen (Kabinen) für Simultanübersetzungen, Rundum-Unterstützung durch haus-eigene Fachkräfte (Techniker) und eine reibungslose gastronomische Versorgung auf allen Ebenen. Die Veranstalter von Kongressen übertragen Organisation, Programmabwicklung und Counter-Dienste zunehmend externen Dienstleistern, die dann mit dem Hotel zusammenarbeiten.

Meeting

Dieser, zugegeben noch etwas schwammige und daher diskussionswürdige, Begriff steht für die Bereiche Business-Meeting oder Geschäftsbesprechung. Diese Tages- oder Stundenzusammenkünfte finden in der Regel im kleineren Kreis statt und dienen der Vorbereitung von Entscheidungen oder der Abstimmung in aktuellen Geschäftsfeldern. Die dafür benötigten Räume finden sich bevorzugt in Häusern mit Knotenpunkt-Lage (Bahn/Auto/Flug) und müssen ggfs. auch kurzfristig buchbar sein. Es wird höchster technischer Komfort verlangt, der Zugriff auf alle nur verfügbaren Daten erlaubt. Meetings werden meist ohne Übernachtung gebucht.

Event

Die Botschaften oder Produkte eines Unternehmens werden bei einer Event-Veranstaltung durch originelle Erlebnis-Elemente verstärkt, der Unterhaltungswert ist dabei nicht entscheidend. Events sollen die „Kopflastigkeit“ von Tagungen abbauen, vorrangig den Erinnerungswert des Ganzen erhöhen und die emotionale Ebene der Teilnehmer nachhaltig erreichen. Ausgeprägte Event-Elemente sind vor allem bei Mitarbeiter-Treffen, Außendienst-Tagungen, Kunden-Veranstaltungen, Incentive-Angeboten und anderen Stelldicheins zu finden. Show-Teile und anderes In-Szene-Setzen können von einem Hotel nur dann realisiert werden, wenn die entsprechende Bühnen-, Ton- und Lichttechnik vorhanden ist, hierzu werden auch externe Dienstleister herangezogen. Aber auch spektakuläre Freizeit-Angebote oder andere Besonderheiten, wie z.B. Themen-Hotels oder Schloss- und Burghotels, können sich als Ereignis darstellen. Zur Event-Kategorie können weiterhin Outdoor- Aktivitäten gerechnet werden, bei denen konkrete Unternehmensziele oder abteilungsspezifische Intentionen in emotionale Erlebnisse umgesetzt werden sollen. Das Hotel stellt dazu den geeigneten Parcours, besorgt die technische Ausrüstung und sichert die erwünschte Versorgung. Auch besondere, hoteleigene Wellness-Angebote können für den Event-Charakter einer Veranstaltung ein zusätzlicher Rahmen sein. Der so genannten „Eventisierung“ von Tagungen sind wohl keine Grenzen gesetzt.