Persönliche Begegnungen statt Videocalls

Videocalls sind aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Sie sind schnell organisiert, sparen Reisezeit und bringen Menschen unabhängig von ihrem Standort zusammen. Für kurze Abstimmungen, Updates oder regelmäßige Meetings sind sie deshalb eine praktische Lösung.
Doch wenn es darum geht, gemeinsam neue Ideen zu entwickeln, als Team zusammenzuwachsen oder wichtige Entscheidungen zu treffen, stößt der Bildschirm an seine Grenzen.

Wenn aus einem Termin eine echte Begegnung wird
Ein persönliches Treffen beginnt nicht erst mit dem ersten Programmpunkt auf der Agenda. Es beginnt beim Ankommen, beim ersten Kaffee oder bei einem kurzen Gespräch auf dem Weg in den Tagungsraum. Gerade diese ungeplanten Momente sind es, die bei virtuellen Meetings häufig fehlen. Im Videocall endet der Austausch meist mit einem Klick auf „Meeting verlassen“. Bei einer Tagung vor Ort geht das Gespräch dagegen weiter: in der Pause, beim gemeinsamen Mittagessen oder am Abend. Aus Kollegen werden Gesprächspartner, aus kurzen Begegnungen entstehen neue Ideen und manchmal werden genau die Themen besprochen, für die auf der eigentlichen Agenda gar kein Platz vorgesehen war.

Kommunikation ist mehr als das gesprochene Wort
Mimik, Gestik, Blickkontakt und die Atmosphäre im Raum beeinflussen, wie wir miteinander kommunizieren. Wer gemeinsam an einem Tisch sitzt, nimmt Reaktionen unmittelbar wahr. Zustimmung, Unsicherheit oder Begeisterung lassen sich häufig erkennen, bevor sie überhaupt ausgesprochen werden. Das kann besonders bei Workshops, kreativen Prozessen oder strategischen Meetings entscheidend sein. Ideen können spontan aufgegriffen, am Flipchart weiterentwickelt und gemeinsam diskutiert werden. Der Raum wird dabei selbst zum Teil des Arbeitsprozesses.

Gemeinsam erleben verbindet
Persönliche Veranstaltungen bieten außerdem etwas, das sich nur schwer digital übertragen lässt: gemeinsame Erlebnisse. Ein Workshop am Vormittag, ein gemeinsames Mittagessen, eine Aktivität mit dem Team und anschließend ein entspannter Austausch am Abend schaffen Erinnerungen, die über den eigentlichen Veranstaltungstag hinausreichen. Gerade für Unternehmen mit hybriden Teams oder Mitarbeitenden an unterschiedlichen Standorten können solche Begegnungen eine wichtige Rolle spielen. Wer sich persönlich kennt, kommuniziert anschließend oft auch digital anders miteinander.

Der richtige Rahmen macht den Unterschied
Damit persönliche Begegnungen entstehen können, braucht es mehr als einen Raum mit Tischen, Stühlen und Bildschirm. Eine Tagungslocation sollte Raum für unterschiedliche Situationen schaffen: konzentriertes Arbeiten, kreative Workshops, vertrauliche Gespräche, gemeinsame Pausen und informellen Austausch.

Im DEKRA Congresshotel Wart als Tagungshotel im Schwarzwald treffen Tagungs- und Veranstaltungsräume, Übernachtungsmöglichkeiten, Gastronomie und verschiedene Möglichkeiten für gemeinsame Aktivitäten an einem Ort zusammen. Dadurch kann aus einem einzelnen Meeting ein gemeinsamer Tag oder eine mehrtägige Veranstaltung werden.
Besonders bei mehrtägigen Tagungen entsteht zwischen den Programmpunkten Zeit für genau die Gespräche, die sich nicht planen lassen.

Präsenz und digital müssen keine Gegensätze sein
Natürlich wird nicht jedes Meeting vor Ort stattfinden und das muss es auch nicht. Digitale Formate haben ihre Berechtigung und erleichtern die Zusammenarbeit enorm.
Die entscheidende Frage lautet vielmehr: Wann reicht ein Videocall und wann braucht es eine persönliche Begegnung? Wenn Beziehungen gestärkt, Teams zusammengebracht, neue Ideen entwickelt oder besondere Themen gemeinsam vorangebracht werden sollen, lohnt es sich, den Bildschirm gegen einen gemeinsamen Raum zu tauschen. Denn ein Videocall kann Menschen miteinander verbinden. Eine persönliche Begegnung kann daraus ein echtes Miteinander machen.